Reiskostenvergoeding in 2020, hoe zat het ook alweer?

Een werknemer mag maximaal 19 cent per kilometer belastingvrij betaald krijgen om zijn reiskosten te vergoeden. Wanneer een werknemer meer dan zes weken over een andere afstand reist, moet de reiskostenvergoeding voor die werknemer worden aangepast naar de nieuwe situatie. In mei 2020 is er door de coronacrisis een noodmaatregel opgenomen, waardoor deze regel tijdelijk verviel: elke werknemer mocht op het oude niveau worden doorbetaald. Daardoor heeft u als werkgever hier nog geen nieuwe oplossing voor hoeven zoeken. Echter, vanaf 1 april 2021 vervalt deze noodregel.

Reiskostenvergoeding 2021, verandering op komst

In 2021 mag de werkgever een vaste reiskostenvergoeding bieden aan werknemers die minimaal 26 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen. Door de coronacrisis en het thuiswerken wat daarmee gepaard gaat is dit voor veel werknemers niet het geval. Als werkgever heeft u dan drie opties: geen reiskosten meer vergoeden, reiskosten vergoeden op basis van een inschatting of reiskosten vergoeden op basis van daadwerkelijk gemaakte kilometers. We lichten de voor- en nadelen van deze drie opties toe.

Geen reiskosten vergoeden– Dit is waarschijnlijk de meest eenvoudige optie. Echter, uw huidige werknemers zullen het hier mogelijk niet mee eens zijn, omdat zij incidenteel kosten zullen maken om op werk te komen. Dit kan leiden tot frictie, wat de implementatie van deze oplossing bemoeilijkt. Daarbij is de reiskostenvergoeding ook een waardevolle secundaire arbeidsvoorwaarde voor potentiële nieuwe werknemers, die mogelijk afhaken wanneer hun reiskosten niet worden vergoed.

Reiskostenvergoeding op basis van inschatting– Een tweede optie is dat u voor elke werknemer een nieuwe inschatting maakt van hoeveel kilometers hij gaat reizen. U kunt bijvoorbeeld er op gokken dat uw werknemers dit jaar 50% van de dagen thuiswerken en de andere dagen naar kantoor komen. Echter, door de onzekere omstandigheden is het moeilijk in te schatten hoeveel werknemers er in 2021 daadwerkelijk voor hun werk gaan reizen. Daarnaast kost deze methode veel tijd om dit voor elke werknemer in kaart te brengen, is de methode foutgevoelig en kan u achteraf voor onverwachte naheffingen komen te staan.

Reiskostenvergoeding op basis van gemaakte kilometers – De derde optie gaat op basis van declaratie van de daadwerkelijk gemaakte kilometers. Een werknemer is dan zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van de gemaakte ritten. Voor de werkgever is dit de meest veilige optie: flexibiliteit staat centraal, geen onverwachte kosten achteraf en u betaalt een werknemer nooit te veel of te weinig reiskostenvergoeding. Echter, als een werknemer dit handmatig moet bijhouden, kost dat de werknemer veel tijd, is het proces foutgevoelig en waarschijnlijk wordt niemand blij van de extra administratie die gedaan moet worden. Om dit probleem op te lossen heeft LEASEHERDER een partner die een slimme app heeft gemaakt die al het werk uit handen neemt.

Geen gedoe met de reiskostenvergoeding

Wanneer u als werkgever een reiskostenvergoeding aanbiedt op basis van daadwerkelijk gemaakte kilometers, maakt de app dat proces eenvoudig en inzichtelijk. De app biedt namelijk een geautomatiseerde oplossing aan die het reisgedrag van werknemers nauwkeurig in kaart brengt en de werkgever een alomvattend mobiliteitsoverzicht biedt. Hoe het werkt? De medewerker downloadt de app en maakt een account aan dat automatisch aan de organisatie van de werkgever gelinkt wordt. Vervolgens registreert de app automatisch alle reizen van de werknemer. De werknemer hoeft alleen te controleren of de trip correct is gelabeld als zakelijk of woon-werk. De app registreert ook wanneer een werknemer thuis heeft gewerkt. Deze data wordt vervolgens met uw salarisadministratie geïntegreerd. Hierdoor kunnen de gemaakte kosten voor zakelijke ritten en/of thuiswerkdagen eenvoudig worden vergoed.

Een oplossing gericht op de toekomst

Het programma helpt u niet alleen met de reiskostenvergoeding, Het zorgt ook meteen dat u klaar bent voor de toekomst. Zo voldoet u met de app aan de Normerende Regeling Werkgebonden Personenmobiliteit die in 2022 ingevoerd wordt en stimuleert u duurzaam en veilig reisgedrag onder uw deelnemers.

Normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit – Deze regeling is onderdeel van het Klimaatakkoord en gaat in 2022 gelden voor werkgevers met minimaal 100 werknemers. Zij worden verplicht om de CO2-uitstoot van zakelijke en woon-werk gerelateerde mobiliteit te monitoren. Vanaf 2026 zal de verzamelde data geëvalueerd worden en wordt er mogelijk een norm voor woon-werk mobiliteit ingevoerd. Fynch monitort alle gemaakte trippen en de bijbehorende CO2-uistoot en stimuleert duurzamer reisgedrag. Zo bent u met LEASEHERDER klaar voor de toekomst.

Duurzaamheid – Klimaatverandering wordt een steeds groter probleem. 25% van de CO2-uitstoot wordt veroorzaakt door mobiliteit, waarvan ongeveer de helft gerelateerd is aan werk. Met ons gedrag kunnen we dus veel impact maken. Samen met LEASEHERDER kan uw organisatie een voorloper worden in het zetten van stappen om de door mobiliteit veroorzaakte CO2-uitstoot te reduceren. De app geeft namelijk inzicht in de prestaties, leert mensen hoe ze veiliger en zuiniger kunnen reizen en beloont duurzame keuzes. Zo worden mensen gestimuleerd om duurzamer, veiliger en slimmer te reizen.

Uw totaaloplossing

De door corona veroorzaakte veranderingen in de mobiliteitswereld zijn pas het begin: in de komende jaren gaat er nog veel meer veranderen. De reiskostenadministratie, de thuiswerkvergoedingen, het monitoren van reisgedrag en duurzame mobiliteit zijn slechts enkele thema’s waar bedrijven mee aan de slag moeten. LEASEHERDER helpt u om daarop te anticiperen, zodat uw organisatie klaar staat voor een veiligere, duurzamere en betere wereld.